Les mesures de simplification administrative en matière de mutations

Suite à la situation inédite que nous connaissons actuellement, le conseil d’administration de l’AWBB et le secrétariat général ont planché sur la procédure de mutation et les simplifications qu’ils sont en mesure de vous proposer.

Rappel : nous souhaitons vous rappeler que la période de mutation est inchangée et se déroulera dès lors, du 1er au 31 mai, ces deux dates comprises. Tout document relatif à une mutation qui serait daté d’avant ou après cette période précise ne pourra être pris en considération.

Pour les mutations du mois de mai 2020, voici les différentes solutions qui sont mises à votre disposition : à vous de choisir celle qui vous convient le mieux !  : 

A             Procédure par mail

Cette solution ne change pas vraiment de la procédure classique, si ce n’est que tout peut être effectué par mail.

Une adresse mail spécifique a été créée : mutations2020@awbb.be  qui ne servira que pour la gestion des mutations 2020.

  1. La démission

1.1.Démission par mail au club que l’on souhaite quitter, par l’envoi du formulaire de démission, signé par le joueur et un représentant légal si nécessaire (Cliquez-ici).

1.2.Il est demandé au secrétaire du club d’origine de confirmer par retour de mail dans les 5 jours calendrier, que la démission a bien été reçue, soit par simple réponse qui reprendra alors l’identité du membre, soit en renvoyant l’accusé de réception signé.

En cas d’absence de réponse dans les 5 jours calendrier, le membre transfèrera son mail de démission au secrétariat général (qui prendra contact avec le club d’origine pour valider la démission).

  1. La mutation
  • Le nouveau club et le membre (ainsi que le représentant légal si nécessaire) signent et remplissent le formulaire de mutation (Cliquez ici).
  • Le formulaire de mutation ET la confirmation du secrétaire du club d’origine (accord par retour de mail ou accusé de réception) sont envoyés par mail, au secrétariat général (mutations2020@awbb.be)

A ces fins, le formulaire de mutation est disponible au format Excel auprès de votre secrétaire de club, afin d’en faciliter son traitement

Remarques : il sera demandé aux clubs qui envoient leurs mutations par mail, de :

  • N’utiliser exclusivement que l’adresse « mutations2020@awbb.be ». Cette adresse ne sera par ailleurs, plus disponible après la période de mutation.
  • Ne pas intégrer de photos dans le corps des mails
  • Envoyer les pièces jointes, correctement nommées (nom du membre + mutation et/ou nom du membre + accusé de réception)
  • Au maximum, ne pas envoyer de photographies des documents, mais des scans. Plusieurs applications gratuites existent si on ne possède pas de scanner : Scanbot, Clear Scanner…

B             PM.8  LA LISTE DES MEMBRES

Cette possibilité vous est proposée suite aux nombreux retours de clubs, qui semblent privilégier cette solution. Dans ce cas

  1. Le joueur envoie sa démission par mail au secrétaire du club d’origine, par l’envoi du formulaire de démission PM8 (annexe 3), en demandant la radiation de la liste des membres.
  2. Le secrétaire du club confirme, dans les 5 jours calendrier, par retour de mail, que la radiation sera bien effectuée, conformément au souhait du joueur
  3. Le joueur pourra être réaffilié par son nouveau club, à partir du 1er juillet prochain.
  4. En cas d’absence de réponse dans les 5 jours calendrier, le membre transfèrera son mail de démission au secrétariat général (qui prendra contact avec le club d’origine pour valider la radiation de la liste des membres)
  5. A cette fin, la liste PM8 sera disponible dès le lundi 4 mai. les clubs seront avertis par le secrétariat général.

C. Procédure classique (article 5 de la partie ‘Mutation’ des statuts) :

  • Démission par recommandé au club, signé par le joueur et un représentant légal si nécessaire.
  • Signature du formulaire de mutation par le club, le joueur (et un représentant légal si nécessaire)
  • Envoi du formulaire de mutation, dûment complété et signé, par recommandé à la fédération, accompagné du récépissé original ou de l’accusé de réception original

D.   Procédure « mixte »

Par cette procédure, si vous désirez envoyer vos mutations par recommandés à la fédération, les documents scannés, les preuves d’envoi de démission par mail seront acceptés.

  1. Le joueur envoie sa démission par mail et reçoit en retour un accusé de réception.
  2. Le nouveau club et le joueur signent et remplissent le formulaire de mutation scanné
  3. Le tout peut être envoyé par recommandé à la fédération

Remarques générales 

Afin d’optimaliser les différentes procédures, il est impératif que les membres autant que les secrétaires de clubs utilisent les adresses mail officielles des clubs, c’est-à-dire celles qui ont été communiquées à la fédération en tant que telles.

En cas de réclamation, le secrétariat général vérifiera autant les destinataires que les expéditeurs des échanges de mails et se réservera le droit de refuser une mutation si celle-ci ne respectent pas les statuts et/ou les procédures décrites ci avant.

Le secrétariat général reste bien entendu à votre entière disposition pour vous guider au mieux dans cette période de mutation quelque peu tourmentée.

Enfin, pour toute question, un mot, un geste et Véronique Laurent fait le reste !